Glossar

In unserem Glossar finden Sie Erläuterungen zu zentralen Begriffen, die im Zusammenhang mit unseren Produkten/Dienstleistungen häufig verwendet werden.

A

Änderungshistorie

wird für Zeiteinträge, Projekte, Kunden und Organisationseinheiten erstellt. Die Änderungsverfolgung ist für alle Mitarbeitende ab der Rolle Personalmanagement verfügbar.

Symbol in dem Info-Panel:

Anmeldename / Benutzername

ist der Name, mit dem sich Mitarbeitende in einem System authentifizieren. In lokalen Systemen sollte der Benutzername in TimePunch dem Anmeldenamen des Mitarbeitenden im Active Directory des Unternehmens entsprechen, um eine einheitliche Identifikation zu gewährleisten.

Anzeigename

wird automatisch aus dem Vor- und Nachnamen des Mitarbeitenden generiert, die im Feld „Vollständiger Name“ bei der Erstellung eines neuen Mitarbeiterprofils hinterlegt werden.

Tipp : In den Einstellung können Sie festlegen welchen Format der Anzeigename hat.

Autorisierungsperson

ist eine Person, die für die Genehmigung von Anträgen auf Urlaub oder Überstundenabbau in TimePunch verantwortlich ist. Jeder Mitarbeiter muss einer solchen Person zugeordnet sein, um entsprechende Anträge stellen zu können.

B

Bericht

Ein Bericht in TimePunch ist ein strukturiertes Auswertungsdokument, das auf Basis erfasster Arbeitszeitdaten erstellt wird. Berichte dienen der Analyse, Dokumentation und Nachverfolgung von Arbeitszeiten, Urlaubstagen, Überstunden, Kurzarbeit und weiteren relevanten Informationen. TimePunch bietet verschiedene vordefinierte Berichtstypen an, darunter:

• Lohnabrechnungsberichte: Tages-, Monats- und tabellarische Berichte zur Unterstützung der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
• Gleitzeitberichte: Detaillierte Übersichten über das Gleitzeitkonto von Mitarbeitenden, sowohl täglich als auch monatlich.
• Kurzarbeitsberichte: Auswertungen zu Kurzarbeitszeiten, inklusive Tages- und tabellarischer Berichte.
• Zuschlagsberichte: Darstellung zuschlagsrelevanter Arbeitszeiten, wie Nachtarbeit oder Arbeit an Wochenenden und Feiertagen.
• Mitarbeiterberichte: Übersichten zu Urlaubsständen, Krankmeldungen, Geburtstagen und weiteren personalbezogenen Daten. Berichte können in verschiedenen Formaten exportiert werden, darunter PDF, Excel, Word oder Bilddateien, und lassen sich individuell anpassen.
  Sie sind ein zentrales Instrument für die Personalabteilung, das Controlling und die Unternehmensleitung, um fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Daten zu treffen.

Hinweis : In TimePunch stehen je nach gewähltem Menüpunkt unterschiedliche Berichte zur Verfügung. So ist beispielsweise der Bericht zur Jahresurlaubsrückstellung/Urlaubsrückstellung ausschließlich im Menü „Monatliche Arbeitszeit“ abrufbar. Darüber hinaus bietet TimePunch die Möglichkeit, individuelle und maßgeschneiderte Berichte sowie Auswertungen nach Kundenvorgaben zu erstellen. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Buchungsdatum

Das Buchungsdatum (oder Buchungstag) legt fest, auf welches Kalendertag die erfassten Arbeitszeiten angerechnet werden. In der Regel entspricht das Buchungsdatum dem Anmeldetag der Mitarbeitenden.

Bei Nachtschichten gilt jedoch eine Besonderheit: Eine Schicht wird immer vollständig dem Tag zugerechnet, an dem sie begonnen hat – auch wenn sie über Mitternacht hinausgeht.

Beispiel: Beginnt eine Schicht um 22:00 Uhr und endet am nächsten Morgen um 06:00 Uhr, so werden alle Buchungen dieser Schicht dem Starttag zugeordnet.

C

Zu diesem Buchstaben sind derzeit keine Begriffe im Glossar enthalten.

D

Direkte Führungskraft

Die direkte Führungskraft ist die erste Person in der Hierarchie eines Mitarbeitenden mit der Berechtigung Personalmanagement.

Beispiel:
Hat die Teamleitung lediglich die Berechtigung Projektmanagement, während die Abteilungsleitung die Berechtigung Personalmanagement besitzt, dann gilt die Abteilungsleitung als direkte Führungskraft. Verfügt beispielsweise die Teamleitung ebenfalls über die Berechtigung Personalmanagement, dann ist sie – und nicht die Abteilungsleitung – die direkte Führungskraft.

Dokumentenart

Die Dokumentenart bezeichnet ein Attribut im Dokumentenspeicher von TimePunch, das zur inhaltlichen Kategorisierung von Dokumenten dient – z. B. Arbeitsverträge,
Gehaltsabrechnungen oder sonstige relevante Unterlagen. Sie kann beim Anlegen eines Ordners angegeben oder nachträglich bearbeitet werden. Die Zuweisung einer
Dokumentenart ist optional und hat derzeit rein informativen Charakter, d. h. sie beeinflusst weder Aufbewahrungsfristen noch Zugriffsbeschränkungen.
Dokumentenarten können sein:

• Arbeitsvertrag
• Gehaltsabrechnung
• Zeugnis
• Urlaubsantrag
• Krankmeldung
• Fortbildungsnachweis
• Sonstige Unterlagen

Diese Kategorien dienen der besseren Organisation und Auffindbarkeit von Dokumenten innerhalb des Dokumentenspeichers.
Es ist ratsam, eine konsistente Nomenklatur zu verwenden, um die Verwaltung und zukünftige Nutzung der Dokumentenarten zu erleichtern.

Dokumentenspeicher Archiv

Der Dokumentenspeicher in TimePunch ermöglicht es, wichtige Dokumente innerhalb der Software zu archivieren und zu verwalten. Er ist für alle Stammdatensätze verfügbar und bietet sowohl der Personalabteilung als auch berechtigten Mitarbeitenden die Möglichkeit, Dokumente zu speichern und zu organisieren. Zudem können bestimmte Dokumente für Mitarbeitende zur Verfügung gestellt werden, beispielsweise über die Selbstauskunft online. Die Ordnerstruktur des Dokumentenspeichers kann für verschiedene Stammdatenarten wie Zeiteinträge, Mitarbeitende, Projekte und weitere angepasst werden. Ordner können erstellt und mit spezifischen Berechtigungen für das Ansehen und Hochladen von Dokumenten versehen werden. Das Ziel des Dokumentenspeichers ist die Archivierung von Dokumenten. Aus diesem Grund können nur PDF-Dokumente im Dokumentenspeicher hinterlegt werden.
Hinweis : Die Ablage von Dokumenten ist ausschließlich im persönlichen Dokumentenspeicher der Mitarbeitenden möglich. Über den Menüpunkt „Extras – Dokumentenspeicher“ kann lediglich die Ordnerstruktur erstellt, jedoch keine Dokumente hochgeladen oder abgelegt werden.

E

Echtzeit-Buchungen

• Definition: Diese Funktion bietet einen aktuellen Überblick über die laufenden Zeitbuchungen der Mitarbeitenden. Sie zeigt in Echtzeit, welche Mitarbeitenden aktuell angemeldet oder abgemeldet sind, und ermöglicht es, bei Bedarf sofort einzugreifen.
• Funktionen:
  • Zeiterfassung starten: Ermöglicht es, die Zeiterfassung für Mitarbeitende nachträglich zu starten, falls diese vergessen wurde.
  • Zeiterfassung stoppen: Beendet die laufende Zeiterfassung eines Mitarbeitenden.
  • Zeiterfassung abbrechen: Wird verwendet, wenn eine Zeiterfassung über einen unüblich langen Zeitraum läuft und nicht regulär beendet wurde.
• Anwendungsfall: Echtzeit-Buchungen dienen dazu, den aktuellen Status der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu überwachen und bei Bedarf sofort Anpassungen vorzunehmen.

Einzelbuchungen

sind die individuellen Zeiteinträge, die innerhalb eines Tages erfasst werden. Jede An- oder Abmeldung vom System (z. B. Start einer Arbeitseinheit oder einer Pause) gilt als eine Einzelbuchung.

F

Fingerprint

In Verbindung mit einem Zeiterfassungsterminal, das mit einem Fingerabdruckmodul ausgestattet ist,
wird eine boimetrische Zeiterfassung ermöglicht, bei der Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten durch Fingerabdruckidentifikation ein- und ausbuchen können.
Hier eine kleine Video-Anleitung "Neue Fingerabdruck? Einfach erklärt"

Führungskraft

Eine Führungskraft ist in TimePunch eine Mitarbeitende mit der Berechtigung Personalmanagement, die als Teamleitung, Abteilungsleitung oder Niederlassungsleitung eingesetzt ist.
Sie kann für einen oder mehrere Mitarbeitende zuständig sein.

Siehe auch: Direkte Führungskraft

G

Zu diesem Buchstaben sind derzeit keine Begriffe im Glossar enthalten.

H

Zu diesem Buchstaben sind derzeit keine Begriffe im Glossar enthalten.

I

Info-Panel

ist ein informatives Dashboard innerhalb der TimePunch-Software, das eine Übersicht über wichtige Daten und Informationen zu den Zeiteinträgen, Abwesenheiten, Projekten und anderen relevanten Aspekten der Arbeitszeiterfassung bietet. Das InfoPanel zeigt häufig benutzte Funktionen und aktuelle Benachrichtigungen an, um den Benutzern eine schnelle und effiziente Navigation innerhalb der Software zu ermöglichen. Es kann auch Details wie geplante Urlaubszeiten, genehmigte Anträge oder kürzlich vorgenommene Änderungen anzeigen und bietet so eine zentrale Anlaufstelle für die Nutzer, um auf relevante Informationen zuzugreifen.

J

Zu diesem Buchstaben sind derzeit keine Begriffe im Glossar enthalten.

K

Karenzzeit

In TimePunch bezieht sich die Karenzzeit häufig auf einen Zeitraum, der in Zusammenhang mit der Zeiterfassung steht und ist in folgenden Kontexten relevant:

• Zeiterfassung und Überstunden: Die Karenzzeit im Zusammenhang mit Zeiterfassung definiert, ob Kommen -und Gehen Buchungen gerundet werden müssen und wenn ja, welche Karenzzeit der Arbeitgeber den Arbeitnehmern einräumt. Ohne Rundung (Minutengenau) wird die Buchung der Mitarbeitenden 1 zu 1 übernommen.

Mehr dazu hier:** Rahmenarbeitszeitmodell anlegen / Bearbeiten **

Kostenfaktor

Einer Tätigkeit, die als Arbeitszeit, Remotearbeit oder Bereitschaftsdienst gebucht wird, kann ein Kostenfaktor zugeordnet werden. Der Kostenfaktor bestimmt, mit welchem Faktor die Arbeitszeit einem Kunden in Rechnung gestellt wird.

• Ein Kostenfaktor von 0 bedeutet, dass die Zeit nicht berechnet wird.
• Ein Kostenfaktor von 2 entspricht einem Preisaufschlag von 100 %.

L

Lizenz

ist eine Berechtigung zur Nutzung der TimePunch-Software. TimePunch bietet in der Regel auch unterschiedliche Lizenzmodelle für verschiedene Anforderungen, wie zum Beispiel für die Zeiterfassung von Mitarbeitenden, das Personalmanagement oder zusätzliche Module wie Projektzeiterfassung und Abwesenheitsmanagement.

M

Zu diesem Buchstaben sind derzeit keine Begriffe im Glossar enthalten.

N

Zu diesem Buchstaben sind derzeit keine Begriffe im Glossar enthalten.

O

Zu diesem Buchstaben sind derzeit keine Begriffe im Glossar enthalten.

P

Zu diesem Buchstaben sind derzeit keine Begriffe im Glossar enthalten.

Q

Zu diesem Buchstaben sind derzeit keine Begriffe im Glossar enthalten.

R

Zu diesem Buchstaben sind derzeit keine Begriffe im Glossar enthalten.

S

Serieneintrag

ist eine Funktion innerhalb von TimePunch, mit der wiederkehrende Zeiteinträge oder Arbeitszeiten für mehrere Tage oder Wochen automatisiert erfasst werden können. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeitende, die regelmäßig zur gleichen Zeit arbeiten oder ähnliche Aufgaben über einen längeren Zeitraum ausführen. Mit einem Serieneintrag können diese Zeiten effizient eingeplant werden, ohne dass der Mitarbeitende jeden Eintrag manuell erstellen muss. Der Serieneintrag spart Zeit und reduziert Fehler bei der Zeiterfassung. Für detaillierte Informationen zum Erstellen von Serieneinträgen in TimePunch können Sie die folgende Dokumentation konsultieren:

• Allgemeine Tätigkeiten – Bereitschaftsdienst: Diese Seite erläutert, wie Bereitschaftsdienste als Serieneinträge angelegt werden können, einschließlich der Definition von Zeitraum und Dauer pro Tag. Bitte beachten Sie, dass die genaue Vorgehensweise je nach Version der TimePunch-Software variieren kann. Es ist daher empfehlenswert, die für Ihre Version spezifische Dokumentation zu konsultieren.

Stoppuhr

In TimePunch dient die Stoppuhr der präzisen Erfassung der Arbeits- und Projektzeiten von Mitarbeitern. Sie ermöglicht es,
die aufgewendete Zeit für spezifische Aufgaben oder Projekte zu dokumentieren und zu überwachen. Folgende Hauptfunktionen stehen zur Verfügung:

• Zeiterfassung starten
• Aktive Zeitanträge anzeigen
• Zeiterfassung steuern
• Arbeitsstatus beenden

Diese Funktionen unterstützen eine effiziente und genaue Dokumentation der Arbeitszeiten und fördern die Transparenz im Arbeitsprozess.

T

Tägliche Arbeitszeit

beschreibt die gesamte Arbeitszeit, die eine Person an einem bestimmten Tag geleistet hat. Sie wird in der Regel als die Summe aller Zeiteinträge eines Tages betrachtet und kann durch verschiedene Buchungen (Kommen, Gehen, Pausen, Projektzeiten etc.) beeinflusst werden.

TimePunch Cutter

ist ein Tool innerhalb der TimePunch-Software, das dazu verwendet wird, zu definieren unter welchen Rahmenbedingungen der Mitarbeiter die Arbeitszeit prtokolieren darf. Mit dem Cutter können Benutzer bestimmte Zeitspannen oder Arbeitseinträge präzise bearbeiten, z. B. um maximale Arbeitszeit zu denieren, Pausenzeiten zu integrieren oder Arbeitszeiten an bestimmte Vorgaben anzupassen. Dies stellt sicher, dass die erfassten Arbeitszeiten korrekt und den Unternehmensrichtlinien entsprechend dokumentiert sind.

TimePunch Datafox

In Kombination mit Datafox – einem renommierten deutschen Hersteller von Hardwarelösungen für die elektronische Datenerfassung – bietet die TimePunch-Software eine leistungsstarke Komplettlösung für die Zeiterfassung über moderne Terminals.
Die Datafox-Terminals unterstützen eine Vielzahl von Identifikationsmethoden, darunter RFID, Fingerabdruck, Barcode, QR-Code und PIN, und ermöglichen so eine präzise, sichere und effiziente Erfassung von Arbeitszeiten.
Durch die nahtlose Integration in TimePunch werden erfasste Arbeitszeiten, Projektzuweisungen sowie Abwesenheiten automatisch synchronisiert. Dies gewährleistet einen durchgängigen Datenfluss zwischen Hardware und Software und schafft die Grundlage für eine optimierte, transparente und gesetzeskonforme Personalverwaltung.
Ausführliche Informationen zur Einrichtung und Nutzung der Datafox-Geräte in Verbindung mit TimePunch finden Sie in der offiziellen Dokumentation.

TimePunch Kalender

ist ein integraler Bestandteil der TimePunch-Software, der die Planung und Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Überstundenabbau ermöglicht. Mitarbeitende können über den Kalender Abwesenheitsanträge stellen, die von autorisierten Personen genehmigt werden müssen. Dabei können spezifische Vertreter festgelegt, Genehmigungshierarchien definiert und individuelle Einstellungen für Dienstreisen oder andere Abwesenheitsarten konfiguriert werden. Der Kalender unterstützt Unternehmen dabei, Abwesenheiten effizient zu koordinieren und die Personalplanung zu optimieren.

TimePunch Online

ist die cloudbasierte Version der TimePunch-Software, die es Unternehmen ermöglicht, die Zeiterfassung und das Personalmanagement über das Internet zu verwalten. Mit TimePunch Online können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten, Urlaubsanträge und Überstunden flexibel und ortsunabhängig erfassen. Die Software bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine Vielzahl von Funktionen zur Verwaltung von Arbeitszeitmodellen, Abwesenheiten und Auswertungen, ohne dass eine lokale Installation erforderlich ist. TimePunch Online ermöglicht es, Daten in Echtzeit zu synchronisieren und bietet eine hohe Verfügbarkeit durch die Nutzung der Cloud.

TimePunch Studio

ist eine erweiterte Funktion innerhalb der TimePunch-Software, die Unternehmen die Möglichkeit bietet, individuelle Anpassungen und Erweiterungen an der Zeiterfassungssoftware vorzunehmen. Beispielsweise kann damit die Zeiterfassung in Werkstätten durch den Einsatz von Barcodescannern realisiert werden. Die Erweiterung stellt eine benutzerfreundliche Oberfläche zur Verfügung, über die Workflows, Berichte und weitere Funktionen flexibel konfiguriert werden können – ganz ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse.

TimePunch Watcher

ist ein Bestandteil der TimePunch-Software, der dazu dient, die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden in Echtzeit zu überwachen. Er zeichnet Arbeitszeiteinträge automatisch auf, ohne dass der Mitarbeitende manuell eingreifen muss. Der Watcher ist besonders nützlich, um sicherzustellen, dass die Arbeitszeiten korrekt erfasst werden, und bietet eine effiziente Möglichkeit, die Zeiterfassung zu automatisieren und zu überprüfen.

Transponder

In der Zutrittskontrolle oder Zeiterfassung wird ein Transponder häufig als Schlüsselanhänger oder Karte verwendet, um sich an Terminals zu identifizieren und Zugang zu bestimmten Bereichen oder Systemen zu erhalten.
Mehr dazu hier:** Hinterlegen eines Transponders **

U

Übersichten (siehe auch Bericht)

In TimePunch sind Übersichten wichtige Funktionen, die es ermöglichen, Zeiterfassungsdaten, Abwesenheiten, Projekte und andere relevante Informationen effizient auszuwerten und darzustellen. Diese Übersichten bieten eine detaillierte Analyse der Arbeitszeiten, Urlaubs- oder Krankentage, Überstunden, und können an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.

V

Zu diesem Buchstaben sind derzeit keine Begriffe im Glossar enthalten.

W

Zu diesem Buchstaben sind derzeit keine Begriffe im Glossar enthalten.

X

Zu diesem Buchstaben sind derzeit keine Begriffe im Glossar enthalten.

Y

Zu diesem Buchstaben sind derzeit keine Begriffe im Glossar enthalten.

Z

Zeitfaktor

Einer Tätigkeit, die als Arbeitszeit, Remotearbeit oder Bereitschaftsdienst gebucht wird, kann ein Zeitfaktor zugewiesen werden. Der Zeitfaktor bestimmt, wie sich die gebuchte Zeit auf das Arbeitszeitkonto auswirkt. Ein Zeitfaktor von 2,0 bedeutet beispielsweise, dass für jede erfasste Stunde Netto-Arbeitszeit zwei Stunden auf dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden.